In den letzten Jahren hat sich in der Verwaltung und bei der Erbringung von Dienstleistungen für Bürger:innen und Unternehmen ein tiefgreifender Wandel vollzogen, bei dem die digitale Transformation eine Schlüsselrolle spielt. In diesem Zusammenhang spielt SDS. Control als zentraler Bestandteil der Smart Data Services (SDS) eine entscheidende Rolle. SDS Control dient als leistungsfähiges Controlling-Instrument für die kommunale Verwaltung und ermöglicht die Extraktion relevanter Daten aus verschiedenen Fachanwendungen. Diese Daten werden dann in übersichtlichen Dashboards und aussagekräftigen Auswertungen visualisiert, um wertvolle Einblicke und Kennzahlen zu liefern. Im Gespräch mit Manfred Gaspers, Produktmanager bei der AKDB und Experte auf diesem Gebiet, tauchen wir tiefer in die Welt von SDS Control ein.
Was ist SDS.Control als Teil der SDS (Smart Data Services)?
Business Intelligence Lösungen eröffnen völlig neue Möglichkeiten, unseren Kunden mit passgenauen Produkten eine wertvolle Unterstützung anzubieten. Genau dort setzt unser SDS Control an. Wie der Name schon verrät, ist es das Controlling-Instrument für die kommunale Verwaltung. Aus den Fachanwendungen extrahieren wir die relevanten Daten und visualisieren sie in übersichtlichen kennzahlenorientierten Dashboards und aussagekräftigen Auswertungen. Im ersten Schritt haben wir nun das Modul SDS Control Finanzen erstellt. Doch mit jedem weiteren integrierten Datenpool steigt der Nutzen für den Anwender. Deshalb arbeiten wir bereits heute an der Erweiterung um die Daten aus dem Einwohnerwesen, dem Personalwesen und bald auch aus dem Sozialwesen.
Was kostet mich als Kommune die Kinderbetreuung pro Kind oder pro Altersjahrgang? Wie hoch ist die pro-Kopf-Verschuldung unserer Kommune? Wie verteilen sich die Personalkosten in die unterschiedlichen Besoldungs- und Vergütungsgruppen? Dies sind nun beispielhafte Fragen, auf die unser SDS Control die Antworten liefert … jederzeit und immer aktuell.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Verarbeitung und Speicherung von sensiblen Daten?
Wir als AKDB sind unseren Kunden gegenüber in einer besonderen Verpflichtung, Datensicherheit entsprechend DSGVO und Rechtskonformität zu gewährleisten. Dem tragen wir selbstverständlich auch in unseren SDS-Produkten Rechnung. In unser SDS Control übernehmen wir daher ausschließlich entpersonalisierte und anonymisierte Daten. Dies übernehmen unsere Extrahierungsprozesse, die in einer abgesicherten Umgebung agieren. Doch wir gehen noch einen Schritt weiter. Nicht jedes Dashboard und auch nicht jede Auswertung soll allen Benutzers in gleicher Weise zugänglich sein. Deshalb beinhaltet SDS Control ein Berechtigungskonzept, das ganz individuell auf die Bedürfnisse des Kunden eingestellt werden kann.
Was bietet SDS Control mehr als die zugrunde liegenden Fachverfahren, wie z. B. OK.FINN/OK.FIS?
Unsere Fachverfahren haben ihre Stärken in der Verarbeitung personen- oder vorgangsbezogener Daten. Sie erstellen alle benötigten gesetzlichen oder gesetzesnahen Auswertung, wie z. B. die Haushaltsplanung einer Kommune. Sobald wir aber das Themengebiet von Datenanalyse, Dashboards und Kennzahlenermittlungen betrachten, kommt ganz zwangsläufig SDS Control zum Tragen. SDS Control ist eine Business Intelligence Lösung, die bereits durch ihre Basistechnologie Möglichkeiten eröffnet, die ein Fachverfahren nicht haben kann. Der Anwender arbeitet in einer benutzerfreundlichen und leicht verständlichen WEB-Oberfläche und hat doch alle Möglichkeiten, schnell und leicht Problemstellungen zu analysieren, seine Rückschlüsse zu ziehen und so zielgerichtete Entscheidungen zu treffen. Durch seine 24/7-Verfügbarkeit ist SDS Control das ideale Werkzeug, um z. B. in Gremiensitzungen sofort auf Fragen der Ratsmitglieder antworten zu können.
Wie einfach ist die Integration von SDS Control in bestehende Systeme und Prozesse?
Am Anfang war es für uns eine entscheidende Frage, wie wir unser SDS Control mit den Fachanwendungen - also den Datenlieferanten - verbinden. Normierte und abgesicherte Prozesse greifen nativ auf die Datenbanken der Fachverfahren zu. Selbstverständlich sind dabei alle teilnehmenden AKDB-Verfahren vorkonfiguriert. Aber wir sehen die Grenze nicht dort, wo ein Kunde unsere Fachlösungen einsetzt. SDS Control ist in der Lage, auch mit jedem weiteren Verfahren zusammenzuarbeiten. Uns war es dabei wichtig, dass wir nur wenige und komprimierte Informationen von anderen Vorsystemen benötigen… Informationen in einem Umfang, die die zu Recht bestehenden Interessen anderer Hersteller wahrt. Wir folgen konsequent dem Grundsatz, dass die unterschiedlichen Hersteller in einer digitalisierten Welt zum Vorteil der gemeinsamen Kunden deutlich näher zusammenrücken müssen.
Können auch autonome Kunden, die OK.FINN/OK.FIS nicht im RZ nutzen SDS.Control nutzen?
Uns ist es wichtig, dass SDS Control und die extrahierten Daten in unserem BSI-zertifizierten Rechenzentrum und damit in einer sicheren und zuverlässigen, permanent zur Verfügung stehen Systemumgebung arbeiten. Und ja, natürlich können auch unsere autonomen Kunden des Finanzwesens diese Umgebung nutzen. Es spielt keine Rolle, wo das Fachverfahren installiert ist. Im sog. autonomen Betrieb fungiert unser bewährtes Produkt OK.KOMM als Datenbrücke zwischen Kundensystem und Rechenzentrum. Gleichzeitig gewährleistet diese Art der Datenkommunikation die hohen Sicherheitsanforderungen, die wir an die Verarbeitung der Daten unserer Kunden stellen. Für jedes weiter integrierte Fachverfahren, wie z. B. Einwohnerwesen werden wir den selben technischen Weg einschlagen.
Welche technischen Voraussetzungen benötige ich, um SDS.Control nutzen zu können?
Diese Frage kann ich - Gott sei Dank - sehr knapp beantworten. Denn es gibt nur extrem wenige technische Voraussetzungen. Weil der Betrieb ja im Rechenzentrum der AKDB läuft, benötigt der Kunde einen entsprechenden Zugang, den wir ihm nach Erwerb von SDS Control automatisch einrichten. Darüber hinaus benötigt jeder Benutzer nur einen WEB-Browser an seinem Arbeitsplatz. Tatsächlich können wir also von einer installationsfreien Anwendung sprechen. Dies eröffnet unseren die Kunden Möglichkeit, schnell und variabel und von den unterschiedlichsten Orten und Arbeitsgeräten auf unsere Lösung zuzugreifen.
Welche typischen Fragen werden durch SDS.Control beantwortet?
Die Fragestellungen unserer Kunden sind sehr breit gefächert und vielseitig. Betrachten wir als Beispiel nur das Themengebiet des Finanzwesens. Wir decken hier alle Teilbereiche ab … von der Planung bis zur Rechnungslegung. Daher war es uns sehr wichtig, SDS Control so zu entwickeln, dass wir keine Antworten schuldig bleiben. Spätestens unser Selfservice liefert die Daten und Reports, die gerade benötigt werden.
Kann ich auch eigene Reports auf der Datenbasis OK.FIN/OK.FIS erstellen, falls mir das Standard – Report Set nicht ausreicht?
SDS Control beinhaltet eine Vielzahl von Reports, die die Grundbedürfnisse unserer Kunden in vollem Umfang abdecken. Ganz bewusst haben wir im Rahmen der Erstellung auch Vertreter unserer Kunden einbezogen. Daher sind wir uns sicher, die Fragen zu beantworten, die in der Gesamtheit unserer Kunden immer auftreten werden. Natürlich ist uns aber bewusst, dass es darüber hinaus ein größeres kundenindividuelles Bedürfnis nach Reports gibt. Deswegen haben wir als Teil der SDS Control-Familie unseren Selfservice entwickelt. Mit seiner Hilfe kann sich jeder Kunde „seine“ Reports erstellen. Dazu benötigt er keine Kenntnisse von Datenbanken und seiner Abfragesprachen (z. B. SQL). In einer übersichtlichen Oberfläche stellen wir dem Benutzer die zur Verfügung stehen Dateninstanzen zur Verfügung. Ähnlich wie bei der Erstellung einer Pivot-Tabelle in Excel nutzt er die gerade benötigten Instanzen in den Zeilen und Spalten seines Reports. Ganz einfach kann der Benutzer seine Daten mit wählbaren Grafiken visualisieren. Natürlich können diese selbst erstellten Layouts anderen Benutzergruppen zur Verfügung gestellt werden.
Kann ich die Reports auch nach Excel exportieren?
Excel ist ein weit verbreitetes Werkzeug - gerade im Themengebiet des Finanzwesens. Verschiedene ergänzende Auswertungen zur Haushaltsplanung werden in der Kämmerei mit Hilfe von Excel erzeugt. Dabei werden häufig Daten im Fachverfahren „abgelesen“ und in Excel erneut erfasst. Dies ist nicht nur umständlich, sondern beinhaltet natürlich auch eine Fehleranfälligkeit. Deshalb war es unser sehr wichtig, dass SDS Control seine Reports an Excel übergibt. Ein einfacher Klick auf das Excel-Symbol in unserer Anwendung genügt.
Gibt es auch Schulungen und oder eine Einweisung für SDS.Control?
Unser SDS Control ist ein sehr einfach zu verstehendes Analyse-Werkzeug, in dem sich der Anwender schnell zurechtfindet. Uns ist aber sehr bewusst, dass erst eine begleitende Einweisung und Schulung dazu führt, die Möglichkeiten unserer Lösung zu 100 % einsetzen zu können. Sicherlich gilt das sehr stark auch für den Selfservice. Den notwendigen Schulungsumfang darf man aber nicht mit dem des Fachverfahrens gleichsetzen. Hier zahlen sich die bedienerfreundliche Entwicklung unserer Oberfläche und die bedarfsbezogenen Datenangebote aus. Häufig reichen bereits 2-3 Tage Schulung, bzw. Einweisung, damit unser Kunde das System in vollem Umfang nutzen kann.
Werden Kameralistik und Doppik unterstützt?
Uns ist es wichtig, in der Unterstützung unserer Kunden mit SDS Control keine Kundengruppe auszulassen oder auch nur geringer zu bedienen. Deshalb unterstützt unsere Lösung sowohl den kameralen als auch den doppischen Kunden. Natürlich ergeben sich zwangsläufig Unterschiede in den angebotenen Reports, denn auch die beiden Buchungsstile sind sehr unterschiedlich ausgelegt.
Gibt es noch weitere Lösungen in der SDS außerhalb von SDS Control?
SDS Control ist Teil unserer großen Familie der Smart Dataservices. Ja, es gibt deutlich mehr SDS-Lösungen, die unsere Kunden - teilweise auch in bisher nicht bekannter Form - in den unterschiedlichsten Aufgabenfeldern unterstützen. Ganz beispielhaft möchte ich hier unseren Digitalen Zwilling (Stadtplanung und Infrastruktur-Management), kommunale Wärmeplanung, Grünflächenmanagement und Smart Waste (Leerungs-Management für öffentliche Abfallbehälter) erwähnen. Wir sind sehr stolz darauf, mit unseren Smart Dataservices ein so breites Angebot an digitaler Unterstützung unserer Kunden zu haben.
